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Zeiterfassung - für DRACAR+ / Optima 21®

CDK Global hat das bestehende Zeiterfassungssystem für DRACAR+ und Optima 21® erweitert und verbessert, mit denen Sie den Zeitaufwand im täglichen Geschäft optimieren können. Bei der Weiterentwicklung wurde der Fokus auf die vier Hauptbereiche Verwaltung, Zeiterfassung, Arbeitsgänge und Berichte gelegt, deren Funktionalitäten, Effektivität und Anwenderfreundlichkeit erweitert wurden:

Verwaltung

Schluss mit Stift und Papier – es gibt einen besseren Weg.

Die neue Zeiterfassung bietet im Bereich der Verwaltung eine Vielzahl von Optimierungen. Die Mitarbeiteranlage im System wurde erleichtert, so dass der Administrator einen Mitarbeiter nur einmal anlegen muss.

Die Abteilung oder die Werkstattleitergruppe können nun jederzeit geändert werden, ohne dass die Mitarbeiterhistorie verloren geht.

Zusätzlich haben Sie Zugriff auf einen Basiskalender mit Feiertagen, mit dem es noch leichter ist, einen Überblick über die Tätigkeiten eines Mitarbeiters zu erhalten sowie Daten und Informationen mit anderen Unternehmensbereichen auszutauschen. Der Kalender wird grafisch übersichtlich dargestellt.

Zeiterfassung

Mit der neunen Zeiterfassung können Zeitkonten nun geregelt und verwaltet werden.

Es steht eine Übersicht über die Basisarbeitszeit jedes Mitarbeiters zur Verfügung. Zusätzlich werden Informationen zu Arbeits- und Fehlzeiten außerhalb der Basiszeit dargestellt. Plus- oder Minusstunden aus Vormonaten können übertragen werden, so dass die Zeiterfassung immer auf dem aktuellen Stand ist.

Durch die Einteilung der Mitarbeiter in Gruppen - je nachdem welcher Vereinbarung sie unterliegen - kann man die unterschiedlichen Überstunden- und Bonusregelungen genau definieren. Die Bonusregeln spiegeln die Lohnabsprachen zwischen Mitarbeiter und Firma wider und werden in Verbindung mit dem Ein- und Ausstempeln auf Arbeitsaufgaben verwendet.

Alle Bonusregelungen können mit einem Anfangsdatum angelegt werden, so dass nachvollziehbar ist, wann eventuelle Änderungen in Kraft treten werden.

Arbeitsgänge

Erhöhte Flexibilität und Präzision

Stempelungen können nun nachträglich erfasst werden, wodurch sie genauer und flexibler sind. Im Allgemeinen wird die Stempelung von Arbeitszeit auf Auftragsbasis vorgenommen, sie kann jedoch auch nach Auftragszeile erfolgen. Mit der neuen Zeiterfassung ist es nun wesentlich unkomplizierter, Schichten, Werkstattleitergruppen und Abteilungen zu ändern.

Ändern der Schicht

Bis zur ersten Stempelung des aktuellen Tages kann die Schicht geändert werden. Dadurch können für den entsprechenden Tag von der normalen Arbeitszeit abweichende Arbeitszeiten gestempelt werden.

Ändern der Werkstattleitergruppe

Vor dem Einstempeln auf einen Auftrag kann die Werkstattleitergruppe geändert werden. Die Änderung gilt nur für den aktuellen Tag oder bis die Werkstattleitergruppe erneut manuell geändert wird.

Ändern der Abteilung

Vor dem ersten Stempeln auf einen Auftrag kann die Abteilung geändert werden. Die Änderung gilt dann nur für den aktuellen Tag oder bis die Abteilung erneut manuell geändert wird.

Bessere Übersicht – für Mitarbeiter und Geschäftsführung

Mit dem neuen Zeiterfassungssystem ist für den Mitarbeiter leichter erkennbar, welche Tätigkeiten ihm zugeteilt wurden. Mit anderen Worten: Es ist für ihn leichter erkennbar, welche Tätigkeiten er auszuführen hat sowie eine Tätigkeit auszuwählen und darauf zu stempeln. Die Übersichtlichkeit wird dadurch erhöht, dass sich der Mitarbeiter seinen Kalender jeden Monat ausdrucken kann.

Neben einer Darstellung, wer zum aktuellen Zeitpunkt welche Tätigkeiten ausführt, steht auch eine Übersicht darüber zur Verfügung, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für die verschiedenen Aufträge benötigt hat. Bei Bedarf können die Zeiten zwischen den einzelnen Mitarbeitern auf den Aufträgen angepasst werden oder die benötigte Zeit kann bei Fehlstempelungen von einem Auftrag auf einen anderen Auftrag übertragen werden.

Berichte

Es stehen verschiedene Berichte und Analysen zur Verfügung, die einerseits einen schnellen Überblick über die Zeiterfassung im Unternehmen bieten und zusätzlich auch eine gute Nachbearbeitung der Zeiterfassung erlauben. Gleichzeitig ermöglicht eine Reihe verfügbarer Schnittstellen zwischen dem Zeiterfassungssystem und z.B. GFP und dem Buchhaltungssystem in DRACAR+ und Optima 21®, dass verschiedene andere Berichtsund Verwaltungsaufgaben deutlich erleichtert werden.

Dies bedeutet letzten Endes, dass Sie einen besseren Überblick über Ihr Unternehmen erhalten.

Vorteile

  • Unterstützung von Gleitzeitmodellen
  • Verschiedene Schichtmodelle können erstellt und je Mitarbeiter individuell kombiniert werden
  • Zeitkontoverwaltung
  • Übersicht über die Mitarbeiter, die im Hause sind und deren aktuelle Tätigkeit
  • Darstellung der Arbeitszeiten – individuell je Mitarbeiter oder auf Werkstatt-/ Abteilungsebene – aufgeschlüsselt nach Tätigkeiten
  • Überstunden können auf bestimmte Zeiten und/oder Tätigkeiten eingeschränkt werden und lassen sich so besser kontrollieren
  • Überstundenvergütung nach Zeitpunkt, Dauer und/oder Tätigkeit
  • Verlustzeiten können leichter vermieden werden, da der Zeitverbrauch für den einzelnen Mitarbeiter transparent und somit bewusst wird
  • Erstellung von Datenauszügen als Basis für die Lohnberechnung
  • Verwendung der automatisch erfassten Zeit auf dem Auftrag
  • Verhältnis zwischen fakturierter und tatsächlich benötigter Zeit pro Auftrag kann dargestellt werden und so der Gewinn eines Auftrages ermittelt werden
  • Verfügbare Statistiken pro Mitarbeiter mit der Darstellung von Umsatz, Leerlaufzeiten, Krankheitstagen, Weiterbildung und anderen Aufgaben
  • Jederzeitige Anzeige einer Gesamtübersicht für alle Mitarbeiter mit Darstellung von Gewinnentwicklung, sämtlichen Leerlaufzeiten, der Aufteilung auf einzelne Tätigkeiten etc.
  • Individuelle Anpassung des Berichtsgenerators für die Erstellung von Datenauszügen. Dieser ist in Microsoft-Produkte integriert, mit denen die Ergebnisse weiterverarbeitet und grafisch dargestellt werden können
  • Korrekturen lassen sich einfacher und schneller erledigen, so z.B. das Verschieben der Stempel von einem Auftrag auf einen anderen oder das Verschieben einer Aktivität

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